ASSOCIATION DES VÉTÉRANS DE LA GRC (RCMPVA)
DESCRIPTION DU POSTE – CHEF DE L’ADMINISTRATION (CAO)
Vue d’ensemble
Sous la supervision du président de la GRCVA, le CAO relève directement du conseil d’administration de la GRCVA.
Sous la direction et les conseils du Conseil, le CAO est responsable du fonctionnement quotidien de la GRCVA :
- Développer et mettre en œuvre les plans d’activités et les plans stratégiques de la GRCVA ;
- La gestion quotidienne des ressources humaines de l’Association ;
- La gestion des opérations ;
- Superviser et allouer les ressources financières telles qu’elles sont prévues dans le budget financier élaboré par le conseil d’administration de la GRCVA ;
- Fournir des conseils de supervision au personnel subordonné et évaluer les performances ;
- Gestion des parties prenantes internes et externes ;
- Recommander au conseil d’administration certaines actions pour s’assurer que la GRCVA respecte les normes et les exigences réglementaires des organisations à but non lucratif ;
- Aider dans les autres tâches assignées par le Conseil.
Tâches
Planification et développement stratégique de l’association :
Sous la direction du Conseil d’administration, le CAO : - élabore la déclaration de mission et fixe les objectifs des départements ;
- Développe et soutient les priorités stratégiques, les relations entre la communauté et les entreprises et les partenariats industriels ;
- Élabore des plans d’activités et de procédures, notamment :
o les possibilités de revenus ;
o les procédures des programmes, les partenariats avec les entreprises, les événements spéciaux, la planification organisationnelle et les ressources humaines ;
o les relations permanentes avec le gouvernement (provincial, régional, municipal) ;
o les activités de marketing et de communication stratégiques et la présence numérique (c’est-à-dire le site Web, les médias sociaux) ;
o la mise à jour, l’amélioration et la sécurisation des politiques et procédures administratives et de tenue de dossiers grâce à une technologie actuelle qui répond aux besoins de la GRCVA et qui est conforme aux règlements relatifs aux organismes sans but lucratif et aux normes générales de l’entreprise ;
o fournir au conseil d’administration des conseils, des informations et des données confidentielles et stratégiques pour soutenir la prise de décisions financières et réglementaires ;
o réaliser des programmes de recherche et de renseignement sur les activités à but non lucratif d’organisations similaires afin d’améliorer et d’actualiser efficacement les politiques et procédures de la GRCVA ; - Effectue d’autres activités de planification stratégique selon les instructions.
Gestion des ressources humaines :
Sous la direction du conseil d’administration, le CAO : - supervise et examine la structure administrative pour s’assurer que ;
o les ressources humaines sont gérées de manière efficace et efficiente ;
o les effectifs et les rôles correspondent aux besoins stratégiques, y compris la hiérarchisation des tâches et la planification stratégique des effectifs en vue de la croissance future. - Dirige les programmes de recrutement, d’évaluation, de promotion et de maintien en poste ;
- sert de mentor, de coach et de guide au personnel pour assurer l’exécution réussie et collaborative des responsabilités ;
- Gérer le processus annuel d’examen des performances du personnel et les descriptions et réévaluations de postes ;
- Développer et superviser les processus de travail afin de soutenir au mieux les opérations ;
- Superviser les processus et les discussions de planification de la relève ;
- Assure la liaison avec les ressources humaines de la GRC sur toutes les questions relatives aux ressources humaines ;
- Veiller à ce que les opérations et les activités respectent toutes les politiques de la GRCVA ;
- Veiller à ce que les changements dans les questions administratives et opérationnelles soient communiqués en interne au conseil d’administration et à d’autres personnes selon les besoins ;
- Effectue d’autres activités de ressources humaines selon les directives.
Surveillance des opérations :
Sous la direction du conseil d’administration, le CAO : - Gère toutes les installations et les équipements dans le but de faciliter un environnement opérationnel de pointe ;
- veille à l’utilisation efficace et équitable des installations et des équipements, y compris l’attribution des espaces ;
- S’assure que la technologie et la qualité des ressources de gestion des données électroniques sont mises à niveau et maintenues avec les nouvelles technologies émergentes afin de garantir que la GRCVA puisse fournir des services de qualité de pointe à ses membres ;
- Participe avec la GRC à des discussions sur l’entretien des bâtiments, les projets de construction, les rénovations et les nouvelles constructions ;
- Autorise l’achat et l’allocation d’équipement et de mobilier conformément au budget et aux exigences fiscales ;
- supervise les opérations et les procédures d’urgence des bureaux et participe aux initiatives de sécurité des bâtiments ;
- Effectue d’autres activités opérationnelles selon les directives.
Surveillance financière :
Sous la direction du conseil d’administration, le CAO : - Aide le trésorier de la GRCVA à élaborer le budget de fonctionnement annuel, y compris les dépenses d’investissement et de fonctionnement ;
- S’assure que les fonds sont disponibles pour soutenir les priorités stratégiques et fait des recommandations au trésorier sur les moyens de combler les lacunes dans les demandes budgétaires ;
- Fournir des conseils et des orientations au trésorier pour l’aider à gérer efficacement les opérations financières, les fiducies, les dotations, les comptes de recherche et autres actifs monétaires ;
- fait des recommandations au trésorier de la GRCVA et au président de la Commission de l’audit et des finances (AFC) sur les questions portées à l’attention du CAO qui peuvent avoir une incidence sur la gestion financière de la GRCVA ;
- Gère le budget du bureau du CAO, et des autres départements sous la supervision du CAO, afin de répondre aux exigences budgétaires fixées dans le budget annuel ;
- exécute d’autres activités financières selon les instructions.
Gestion du Bureau du CAO
Le CAO est chargé de veiller à ce que le Bureau du CAO fonctionne de manière efficace en - En faisant des recommandations au Conseil pour s’assurer que des ressources humaines et autres suffisantes sont disponibles pour répondre aux besoins des programmes de la GRCVA ;
- En soumettant à l’approbation du conseil d’administration un budget annuel pour le Bureau du CAO, puis en gérant le bureau conformément au budget et au plan stratégique de la GRCVA ;
- Travailler en étroite collaboration avec le conseil d’administration et lui faire des recommandations pour gérer les actifs et les ressources de la GRCVA. Cela comprend :
o Faire un rapport mensuel au Conseil, ou plus fréquemment si nécessaire, sur les questions relatives à l’administration, au fonctionnement ou aux exigences réglementaires de la GRCVA ;
o Développer et mettre en œuvre des systèmes de communication interne pour faciliter l’échange d’informations entre les parties prenantes de la GRCVA ;
o élaborer et soutenir les plans stratégiques tels qu’ils ont été élaborés - Gérer les biens matériels, les équipements électroniques et les logiciels pour s’assurer qu’ils répondent aux besoins de la GRCVA ;
- Gérer et superviser les ressources humaines contractuelles et à temps partiel et à temps plein, y compris les évaluations de performance et faire des recommandations au Conseil d’administration pour s’assurer que le niveau de dotation répond aux besoins de la GRCVA ;
- Exécuter d’autres activités de gestion selon les instructions.
Gestion des parties prenantes internes et externes :
Le CAO est le principal interlocuteur du gouvernement, des médias, du public, de nombreux partenaires internes et externes et du personnel. Il est chargé de signaler les problèmes ou les événements au conseil d’administration en temps utile, ainsi que de faire des recommandations pour s’assurer que les besoins de la GRCVA sont satisfaits.
Cela comprend l’élaboration, la mise à jour et le suivi d’un plan de liaison avec la GRCVA.
Les relations internes comprennent :
Le conseil d’administration
Membres de la GRCVA et autres membres de la GRC
Employés contractuels à temps plein et à temps partiel
Sociétés contractantes
Les relations extérieures comprennent :
Le gouvernement local et les autres parties prenantes (municipales, provinciales, fédérales)
Médias
Partenaires industriels
Autres organismes chargés de l’application de la loi
Le cas échéant, d’autres organisations à but non lucratif.
Qualifications : - Formation :
o Une licence en commerce, finance, criminologie, économie ou autres diplômes connexes est préférable ;
La préférence peut être accordée aux candidats titulaires d’un MBA ou d’autres diplômes similaires. La préférence est également donnée aux candidats qui ont suivi avec succès le cours d’administration policière supérieure du Collège canadien de police ou les cours de perfectionnement des cadres ;
o Des cours supplémentaires de formation ou de développement professionnel en gestion, opérations, administration des ressources humaines et/ou communications sont également préférés. - Expérience en gestion :
o En tant qu’administrateur supérieur, il/elle doit avoir une expérience significative de la planification stratégique et du développement organisationnel
o un bilan positif en matière de gestion des ressources humaines, y compris la désescalade et/ou la résolution des problèmes de personnel
o Le candidat retenu aura un parcours positif dans les domaines de la gestion financière et opérationnelle, du marketing et de la communication ;
o Le candidat retenu devra faire preuve d’une expérience réussie avec des responsabilités croissantes dans la gestion organisationnelle
o Le candidat retenu fera preuve de ses qualités de leader. - Autres qualités :
o Volonté d’acquérir une connaissance des politiques, procédures et lignes directrices de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif et de son règlement d’application ;
o Avoir démontré des compétences exceptionnelles en matière de leadership et de gestion et être un penseur stratégique et pragmatique avéré ;
o D’excellentes compétences interpersonnelles sont requises, y compris des compétences exceptionnelles en matière de communication verbale et écrite, ainsi qu’une capacité éprouvée à faire preuve de tact, de jugement et de diplomatie ;
o Doit être confiant, organisé, capable de planifier à long terme et de résoudre des problèmes, capable d’évaluer rapidement des situations et des individus et de diriger des solutions ;
o Avoir démontré sa capacité à prendre des décisions indépendantes et à établir un consensus ;
o Avoir fait ses preuves dans l’établissement de relations fructueuses. Dans le cadre de ce poste, le candidat retenu travaillera et collaborera avec les différents ministères et départements du gouvernement, ainsi qu’avec diverses parties prenantes internes et externes ;
o Expérience d’utilisateur avancée avec la suite Microsoft Office de préférence ;
o Parfaitement bilingue (anglais et français), un atout ;
o Un emploi antérieur à la GRC est requis ;
o Résidence dans la région de la capitale nationale requise ;
o Habilitation de sécurité “Fiabilité accrue” de la GRC requise ;
o Citoyenneté canadienne ou statut de résident permanent requis
DATE DE FERMETURE : 22 octobre 2020
Si vous souhaitez postuler pour ce poste clé au sein de l’Association et obtenir de plus amples informations, veuillez contacter Steve Walker par courrier électronique à l’adresse suivante : job.competition@rcmpva.org
