Politique et règlements concernant les les vétérans de la GRC
Le manuel de gouvernance
Manuel de l'association associations
Le but de ce manuel est de compléter la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (LBNL), les articles et le règlement administratif en fournissant : des détails, des éclaircissements et des explications concernant les politiques et procédures requises par la LBNL, les articles et le règlement administratif ou Conseil ; et établir la gouvernance des activités de l'Association des vétérans de la GRC (AVGRC ou Association) traitant des questions administratives et opérationnelles de l'association.
Le manuel se veut donc un document explicatif. Il est basé sur le règlement administratif et structuré selon celui-ci, mais les explications n'ont par ailleurs aucune autorité juridique indépendante. Il contient également diverses politiques procédurales obligatoires prescrites par la Commission.
Si vous avez des questions ou des suggestions de modifications, veuillez contacter le directeur général de l'Association des vétérans de la GRC à rcmpvetscao@rcmpva.org
Règlements
Le règlement n° 1 de l'association est établi par le conseil d'administration qui est soutenu par le comité des statuts pour garantir que le règlement est harmonisé pour réglementer les activités et les affaires de l'Association des vétérans de la GRC.
Le règlement est un document de travail et, à ce titre, des modifications peuvent y être apportées.
il est envisagé de continuer à l’améliorer là où cela est nécessaire. Le conseil d'administration peut prendre, modifier ou abroger tout règlement (sauf en ce qui concerne les questions mentionnées au paragraphe 197 (1) de la loi constitutive) et le présenter pour approbation au moyen d'une résolution ordinaire lors d'une assemblée générale de membres. Les membres votants peuvent confirmer, modifier et confirmer telle que modifiée, ou rejeter la résolution.
Les modifications proposées doivent être faites par écrit et fournies au président/exécutif de la division pour examen. Après l'examen de la division, ils seraient transmis sous forme de recommandations d'amendement(s) au règlement au président du comité des règlements pour examen et réponse. Le conseil d'administration, en consultation avec le comité des statuts, fournira des conseils et des orientations sur les prochaines étapes des modifications proposées.
Le lecteur doit noter que la version de notre règlement, présentée dans le téléchargement ci-dessous, est la version la plus récente (2022) du règlement. Si vous avez des questions sur le matériel contenu dans le téléchargement, veuillez contacter l'Association via notre page contact.
Politique de communication – En cours
Certificat et statuts de prorogation
En 2014, des statuts de prorogation ont été déposés pour assurer la transition vers la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. Nous fonctionnons comme une organisation indépendante sans but lucratif et sans lien de dépendance avec le gouvernement. Pour consulter les articles, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous.
Code de confidentialité de l'AVGRC
Pour la protection des renseignements personnels
L'Association des vétérans de la Gendarmerie royale du Canada (AVGRC) a pour politique de respecter et de protéger la vie privée de ses membres. Bien que l'AVGRC ne se livre pas à des activités à caractère commercial, nous nous engageons à protéger la vie privée et la confidentialité des renseignements personnels d'une manière conforme aux principes suivants.
PRINCIPE 1 – RESPONSABILITÉ
Une association est responsable des renseignements personnels sous son contrôle et doit désigner un ou plusieurs directeurs comme responsables de la conformité à la confidentialité qui sont responsables du respect par l'association des principes suivants.
PRINCIPE 2 – IDENTIFIER LES OBJECTIFS
Les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis doivent être identifiées par l'association au plus tard au moment où les renseignements sont recueillis.
PRINCIPE 3 – CONSENTEMENT
La connaissance et le consentement du membre sont requis pour la collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels, sauf lorsque cela est inapproprié.
PRINCIPE 4 – LIMITATION DE LA COLLECTE
La collecte de renseignements personnels sera limitée à ce qui est nécessaire aux fins identifiées par l'association. Les informations doivent être collectées par des moyens justes et licites.
PRINCIPE 5 – LIMITATION DE L'UTILISATION, DE LA DIVULGATION ET DE LA CONSERVATION
Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou divulgués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne ou tel que requis par la loi. Les informations personnelles ne seront conservées que le temps nécessaire à la réalisation de ces finalités.
PRINCIPE 6 – EXACTITUDE
Les informations personnelles doivent être aussi exactes, complètes et à jour que nécessaire aux fins pour lesquelles elles doivent être utilisées.
PRINCIPE 7 – GARANTIES
Les informations personnelles doivent être protégées par des mesures de sécurité adaptées à la sensibilité de l'information.
PRINCIPE 8 – OUVERTURE
Une association doit mettre facilement à la disposition de ses membres des informations spécifiques sur ses politiques et pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels.
PRINCIPE 9 – ACCÈS INDIVIDUEL
Sur demande, un membre sera informé de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de ses informations personnelles et aura accès à ces informations. Un membre pourra contester l'exactitude et l'exhaustivité des informations et les faire modifier le cas échéant.
PRINCIPE 10 – DÉFI DE LA CONFORMITÉ
Un membre pourra adresser une contestation concernant le respect des principes ci-dessus au responsable de la conformité à la confidentialité.
Ces principes s'appliquent à l'Association des vétérans combattants de la Gendarmerie royale du Canada non seulement en tant qu'organisation, mais également à chaque membre individuel, membre potentiel ou ancien en tant que condition d'adhésion ou d'association à l'Association des vétérans de la Gendarmerie royale du Canada, en ce qui concerne Informations personnelles des autres membres.
Politique de confidentialité de l'AVGRC
1. Association des vétérans combattants de la Gendarmerie royale du Canada (AVGRC) – CODE DE CONFIDENTIALITÉ
- L'Association des vétérans de la Gendarmerie royale du Canada (ARCMPV) adhère et se conforme aux principes énoncés dans le Code de protection de la vie privée de la AVGRC. Tous les membres et bénévoles associés à cette association doivent signer une reconnaissance selon laquelle ils se conformeront aux exigences du Code.
- Les autres personnes, associations ou organisations qui agissent pour ou au nom de l'AVGRC sont également tenues de se conformer aux principes et à la politique et se verront accorder un accès restreint aux renseignements personnels uniquement pour fournir les services fournis à l'GRC.
2. La déclaration de politique
- L'Association des anciens de la Gendarmerie royale du Canada (AVGRC) a pour politique de respecter et de protéger la vie privée de tous ses membres. Bien que l'AVGRC ne se livre pas à des activités à vétérans commercial, nous nous engageons à protéger la vie privée et la confidentialité des renseignements personnels d'une manière qui respecte ou dépasse les exigences des lois fédérales et provinciales sur la protection de la vie privée.
- Cet énoncé de politique s'applique à l'AVGRC non seulement en tant qu'organisation, mais également à chaque membre individuel, membre potentiel ou ancien en tant que condition d'adhésion ou d'association à l'AVGRC, en ce qui concerne les renseignements personnels des autres membres.
- L'AVGRC ne recueille que les renseignements personnels sur les membres nécessaires au processus d'adhésion, à la perception des cotisations, à l'application de ses règlements et, de manière générale, à la fourniture efficace de services à l'association.
3. Le responsable de la conformité à la confidentialité
L'Association des vétérans combattants de la Gendarmerie royale du Canada (AVGRC) a nommé le dirigeant élu en exercice comme personne responsable du respect de la vie privée au sein de cette association. Son nom sera mis à la disposition des membres. Les responsabilités du responsable de la conformité à la confidentialité comprennent :
- Établir et mettre à jour les politiques de protection des informations.
- Veiller à ce que les politiques soient mises en œuvre par d’autres associations et/ou tiers avec lesquels des informations sont échangées.
- Établir des critères de classification des informations.
- Évaluez l’accessibilité des informations sensibles et prenez des mesures correctives si nécessaire.
- Fournir une éducation aux membres sur l’importance de la protection des informations.
- Tenter de résoudre les plaintes des membres concernant la vie privée à la satisfaction du membre.
4. La collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels
- Aucune information personnelle ne sera collectée auprès d'un membre sans avoir obtenu au préalable le consentement à la collecte, à l'utilisation et à la diffusion de ces informations.
- Un consentement exprimé (oral ou écrit) doit toujours être obtenu sauf dans la situation suivante.
- Le consentement peut être implicite lorsque les informations ne sont pas sensibles et lorsqu'il peut raisonnablement présumer que la personne s'attendrait à ce que les informations soient divulguées de cette manière.
- Une fois les renseignements recueillis, ils seront utilisés et divulgués uniquement aux fins divulguées à la personne.
- Les formulaires de candidature préparés par l'association à l'usage des membres doivent contenir les clauses approuvées par les administrateurs par lesquelles le membre autorise la collecte, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels.
5. Divulgation à de nouvelles fins
- Toute personne utilisant des renseignements personnels à de nouvelles fins allant au-delà du consentement déjà fourni doit obtenir le consentement exprès du membre pour cette utilisation.
- Les demandes d'informations émanant d'agents chargés de l'application des lois, d'avocats, d'enquêteurs privés ou d'autres agents ou d'assignations à comparaître concernant des documents délivrés par le tribunal doivent être soumises au conseil d'administration.
6. Protection des informations
- Les informations doivent être protégées d’une manière proportionnelle à leur sensibilité, leur valeur et leur criticité. Cette politique s'applique quels que soient le support sur lequel les informations sont stockées, les emplacements où les informations sont stockées, les systèmes utilisés pour traiter les informations ou les processus par lesquels les informations sont traitées.
- Le courrier, les courriels et les fax doivent être acheminés directement au destinataire prévu.
- Les informations ne doivent être accessibles aux autres personnes de l'association qu’en cas de besoin.
- Les classeurs désignés par l'association pour contenir des informations personnelles, y compris sensibles, doivent être conservés en sécurité à tout moment.
- Tous les administrateurs, bénévoles et membres garderont tous les dossiers de l'association en sécurité.
7. Exactitude des informations
Pour garantir la qualité des informations collectées :
- Dans la mesure du possible, les informations personnelles sur les membres doivent être collectées directement auprès du membre.
- Des clauses de non-responsabilité concernant l'exactitude doivent toujours être jointes à toute divulgation d'informations et à toutes les données de l'Association.
8. Accès aux informations personnelles
- Des copies du Code de confidentialité de l'AVGRC, de la présente politique de confidentialité et de toute information relative à la confidentialité approuvée par cette association doivent toujours être disponibles pour les membres.
- Le responsable de la conformité à la confidentialité est responsable de répondre aux demandes d’accès et toutes ces demandes lui seront référées.
- Tous les membres coopéreront pleinement avec le responsable de la conformité à la protection de la vie privée pour répondre aux demandes.
- Sur demande écrite et pièce d'identité appropriée jugée satisfaisante par l'association, une personne sera informée des renseignements personnels la concernant conservés dans les dossiers de l'association.
- Lorsque les informations ne peuvent pas être divulguées (par exemple, les informations contiennent des références à d'autres personnes ou sont soumises au secret professionnel de l'avocat), la personne concernée se verra expliquer les raisons de sa non-divulgation.
- Une personne peut avoir joint à un dossier toute information alternative lorsque le bureau est d'avis que les informations jointes sont, en fait, exactes.
9. Conformité
- Le non-respect de la politique de confidentialité constitue une violation du Code de confidentialité de l'AVGRC.
- Toute plainte d'un individu concernant la collecte, l'utilisation ou la divulgation de ses renseignements personnels ou concernant la capacité de l'individu à accéder à ses renseignements personnels doit être soumise au responsable de la conformité à la protection de la vie privée, qui tentera de résoudre la plainte à la satisfaction de l'individu.
- Si la plainte ne peut être résolue à l'interne à la satisfaction du membre, celui-ci sera informé de l'endroit où adresser la plainte.
10. Contact
Pour plus d’informations, contactez le(s) responsable(s) de la conformité à la confidentialité à :
Officier exécutif de l'AVGRC
association.chiefadministrationofficer@rcmpva.org